Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

– Коллеги, нужна ваша помощь! – сказали мастера. – Если бы вы могли изменить мир, какому навыку хотели бы обучить наших Клиентов? Назовите один-два конкретных навыка.

– Можно пожелать чего угодно?

– Конечно! Но помните, что мы работаем в реальном мире. У нас тут не летают пегасы и не скачут единороги, так что не просите у магической силы что-то вроде дара телепатии или бесконечного времени на монтаж. Мы реалисты, так что пусть ваши мечты могут быть воплощены. Подумайте. Ответы ждем завтра.

На следующее утро на столе в главной переговорной комнате лежали запечатанные конверты из рисовой бумаги. Их оказалось много. На некоторых были нарисованы сердечки или единороги, на других – смайлы. Некоторые конверты остались белыми, но с легкими следами поцелуев.

Вот что написали коллеги из Пре-Мо.

• Хочу попросить всегда и всех использовать в своих просьбах слово «пожалуйста» – так даже приказ будет выглядеть гораздо человечнее!

• Я бы хотел, чтобы Клиенты больше любили экспериментировать и не боялись смелых идей!

• Вот бы у Клиентов был дар предвидения проектов. Чтобы на подготовку предложения они могли давать минимум две недели (или хотя бы девять рабочих дней). А то если важный тендер случается неожиданно, то они получают выборку из уже готовых идей, написанных ранее для кого-то.

• Часто Клиент обсуждает что-то сам с собой, а передавая информацию, многое упускает из виду. В результате это приводит к недопониманию и ненужной потере времени. Я бы хотела пожелать Клиенту кратко, но ПОЛНОСТЬЮ вводить нас в курс дела.

• Четкость при постановке задач! Дайте нам больше четкости, а мы не подведем!

• Как человек ответственный, я подумала, что для меня важна своевременная и эффективная обратная связь вместо согласований «не глядя», из-за которых в дальнейшем возникают проблемы.

• Я мечтаю, чтобы Клиенты не игнорировали нежелательные темы. Даже если тема сложная или решения нет, лучше сообщить об этом, чем тешить нас бесплодными надеждами.

• Было бы здорово уметь подробно описывать требования к будущему графическому дизайну мероприятия (логотипы, буклеты и пр.). Желательно с примерами. И давать оперативные комментарии по дизайну.

• Хотелось бы научить Клиента пользоваться в почтовой программе волшебной кнопочкой «ответить всем».

• Мое пожелание – как тост! Желаю, чтобы Клиенты объективно соизмеряли свои желания и финансовые возможности!

• Умение создавать максимально понятный и подробный бриф на подготовку к проекту – бесценно.

• В этом году я хотел бы научить Клиентов своевременно и остроумно менять тему (сабж) письма так, чтобы оно соответствовало теме последнего фрагмента переписки, а не историческому началу.

• Я считаю, что мир спасет навык сразу очерчивать круг вопросов или компетенции, по которому можно обращаться к тому или другому лицу. Увы, история с коммуникацией «в одно окно» как-то не работает.

• Приобрели бы наши Клиенты привычку брать трубку… Бывает такое, что Клиент ведет себя так, как будто всё, что мы делаем, нужно исключительно нам. И не берет трубку днями, а то и неделями. Научите их брать трубки или перезванивать. Пожалуйста!

• У нас идеальные Клиенты. Не хватает только одного – понимания, почему некоторые задания не могут быть выполнены в течение пяти минут, а занимают чуть больше, хотя бы минут двадцать.

• Мне нужно уважение от Клиента. Все остальное хорошо, но в первую очередь я бы хотел, чтобы они видели в нас профессионалов и уважали наши мнения, а не просто раздавали указания и прислушивались к нашим советам.

Разбирать эти письма было интересно. Мастер Бу и мастер Шу пережили много приятных минут, читая пожелания сотрудников.

История 75: Скрупулезные люди

Как-то раз мастера Шу спросили, каких подрядчиков выбирают в агентстве. Мастер Шу задумался.

– Вы удивитесь, но наши лучшие подрядчики – зануды. Не избегайте общения с занудными людьми. Наоборот. Такие люди часто склонны докапываться до самых мелких деталей. Именно они в нашем бизнесе могут предоставить фантастический результат. Да, к ним придется привыкнуть. Вы будете вынуждены тратить время на все: на долгие приветствия, на обсуждение каждой детали вроде вопросов дизайна, безопасности, команды, ее передвижений. Время на чтение длинных подробных писем, чертежей или инструкций. Но в итоге машины не будут биться, а полки падать, и электричество не выключится. А это значит, что именно скрупулезные люди делают event-бизнес таким прекрасным.

История 76: Грустный спорт

Как-то раз мастер Бу, вернувшись из боксерского клуба, оглядел офис. Улыбка сошла с его лица. Все прилежно работали. Налив себе зеленого чаю, мастер Бу сел на свое татами для медитации и негромко изрек мудрую мысль:

– Спорт – вещь, конечно, правильная. Трудно спорить. Но… по каким-то причинам чем больше человек занимается спортом, тем большей скукой от него веет. Прямо облако скуки вокруг. И если ты сам увлекаешься очень сильно, то это облако вырастает вокруг тебя. Все вроде бы хорошо с человеком, говорит правильно, даже шутит. Но как-то не греет и не радует. А пухленькие и пьющие – такие же веселые, как и ты до того, как занялся спортом. Загадка.

Нам нужно работать над собой и думать о привлекательности позитива. Даже положительные черты и полезные привычки нужно доносить ярко и радостно. Чтобы правильный пример тоже привлекал!

Сказав это, мастер Бу погрузился в раздумья о секрете привлекательности пухленьких, но веселых Клиентов.

История 77: Умение выживать

Мастер Шу и мастер Бу ехали с важной встречи и обсуждали дела.

– Дорогой Бу, как, по вашему мнению, погибают организации?

– Что вы имеете в виду?

– Ну, возьмем, к примеру, агентство. Если не будет потока Клиентов и проектов, то текущие расходы раздавят любое агентство, и нечего будет совершенствовать. Или, может быть, налоговая их оштрафует, и они не смогут вести бизнес. Или клиентская база…

– Я понял, мастер Шу, понял. Дело совершенно не в этом.

– А в чем же?

– Организации умирают, когда перестают видеть реальность. Когда переселяются в мир иллюзий, игнорируя происходящие изменения. Когда рынок сокращается, мы переезжаем в помещения попроще, сокращаем некоторых сотрудников. Когда рынок растет – нанимаем новых. Это нормально. Организации должны гибко реагировать на изменения, приспосабливаться: это свойство живых. Но если организация живет мечтами, интуицией, вкладывает деньги в бессмысленные проекты, нанимает ненужных людей, раздувает щеки, когда нужно затянуть пояса, тогда дело плохо. Потеряв чувство самосохранения, организация погибнет.