Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота - Тим Райхель

Процесс разделения на блоки не имеет каких-либо точных предписаний, а основывается на содержании задач и времени их выполнения: задачи, которые требуют аналогичных решений, имеют похожие условия или подразумевают использование одних и тех же инструментов, могут быть легко объединены в один блок задач. Короткие задачи и подзадачи больше подходят для группирования, чем большие, которые сами по себе отнимают много времени. При необходимости их тоже можно разделить на отдельные рабочие шаги и впоследствии добавить в соответствующие блоки задач.

 Руководство

Рутинные задачи особенно подходят для объединения в блоки, поскольку они возникают регулярно и их легко планировать. Так они формируют каркас для ежедневного планирования, которое базируется на блоках задач. Как это сделать:

Шаг 1: Собери все задачи в список!

✓ С какими задачами ты сталкиваешься сейчас и будешь иметь дело в будущем?

Шаг 2: Упорядочи свои задачи!

✓ Можешь ли ты сгруппировать определенные задачи по категориям?

Шаг 3: Организуй похожие задачи в блоки (Task Chunks)!

✓ В каких случаях имеет смысл группировать задачи?

Шаг 4: Четко распланируй блоки задач!

✓ К какому сроку ты выполнишь каждый из блоков задач?

Некоторые задачи не могут быть включены в блоки, потому что они ограничены во времени и должны быть выполнены как можно быстрее. Поэтому обращай внимание на конечные сроки твоих задач, чтобы не ошибиться в планировании. Если в твои проекты вовлечены другие люди, нужно проанализировать: возможно, эти проекты также стоит разбить на блоки.

Кроме того, для отдельных блоков задач полезно выделять фиксированные временные рамки, в которых ты будешь имееть дело исключительно с определенными группами задач. У этого есть два преимущества: во-первых, ты работаешь более сосредоточенно, а во-вторых, дедлайн заставляет тебя фокусировать внимание на задачах. Таким образом блоки задач становятся хорошим дополнением к другим методам тайм-менеджмента.

 Пример

Группирование в блоки (Chunking) зависит от твоих аналитических и организационных навыков. Ты сможешь сформировать эффективные блоки задач только в том случае, если будешь продуманно и умело разделять и группировать свои задачи. Посмотри следующие примеры:

Пример 1 (рутинные задачи, электронная почта):

✓ Написать электронное письмо г-же Мейер

✓ Составить электронное письмо клиенту № 1

✓ Ответить на письмо от клиента № 2

✓ Прочитать письмо от шефа

✓ Удалить спам-письма

Пример 2 (поиск информации):

✓ Завершить поиск информации для отчета о новом проекте

✓ Собрать данные для совещания на следующей неделе

✓ Запросить информацию для нового коммерческого предложения

✓ Проверить работу практиканта по сбору информации

✓ Начать поиск информации для следующего отпуска

Пример 3 (хранение):

✓ Убраться на столе

✓ Отсканировать документы

✓ Подшить документы

✓ Проверить канцелярские товары

✓ Отсортировать налоговые документы

 Задание

Используй блоки задач (Task Chunks) для следующего планирования дня и сгруппируй задачи из своего списка дел!