Управление отделом продаж - Грег У. Маршалл

ЛИДЕРСТВО: воровство через отчеты о командировочных и представительских расходах

Сьюзен Ипл никогда специально не подслушивала разговоры своих сотрудников, однако, когда однажды ей пришлось задержаться на работе, она случайно услышала диалог, который заставил ее серьезно задуматься. К своему удивлению, Сьюзен узнала, что среди продавцов существует так называемое правило 10 %, которым они пользуются при составлении отчетов по расходам для компании. Оно означает, что все расходы продавца (питание, проезд и т. д.) завышаются на 10 %. Сьюзен обдумала все варианты действий в сложившейся ситуации и решила ничего продавцам не говорить. Однако она пошла в бухгалтерию и велела удержать 10 % с зарплаты каждого продавца, чтобы таким образом показать им: в будущем компания не намерена терпеть подобное отношение.

История Сьюзен Ипл гораздо более заурядна, чем многим может показаться, так как почти у любого руководителя был по крайней мере один случай, когда продавцы обманывали его в своих отчетах о расходах. Действительно, подобные обманы в отношении командировочных и представительских расходов в последнее время участились: почти 60 % руководителей обнаруживали, что цифры в отчетах соответствующих сотрудников намеренно завышены.

Поэтому нет ничего удивительного в том, что руководители считают важным контролировать составление таких документов. Шесть из десяти руководителей отделов продаж занимаются проверкой отчетов всех продавцов, три делают это время от времени, а один из десяти никогда не интересуется отчетами о расходах.

Существуют два вида мошенничества в отношении командировочных и представительских расходов. Первый вид – фальсификация расходов. Она подразумевает, что продавец обедает или покупает себе какую-либо вещь, но относит эти расходы на счет компании. Для борьбы с данным видом мошенничества компании проводят детальные анализы встреч с покупателями и разрабатывают четкие расписания. Все чаще руководители также требуют подробного объяснения денежных трат, включающие в себя ответы на вопросы, что, когда и где было куплено. Если расходная статья – обед или какое-то мероприятие по развлечению покупателя, то имя последнего обязано фигурировать в отчете. Второй вид мошенничества – преувеличение расходов. Как понятно из названия, этот вид подразумевает получение $100 за обед, который стоил $50. Самым простым решением в такой ситуации является требование прикладывать к отчету чек за обед.

Литература: The ABC’s of ACB: Unveiling a Clear and Present Danger in the Sales Force, Industrial Marketing Management 35, № 4 (май, 2006). С. 457; Ronald Jelinek and Michael Ahearne. The Enemy Within: Examining Salesperson Deviance and Its Determinants. Journal of Personal Selling & Sales Management 26 (осень, 2006). С. 327.

Таблица 12.12 содержит большую часть информации, необходимой для распределения расходов и составления анализа прибыльности по каждому продавцу, как показано в таблице 12.13. Последняя демонстрирует валовую прибыль по продавцам, из которой вычитаются все прямые затраты, чтобы подсчитать чистую прибыль по каждому продавцу. Давайте рассмотрим все категории затрат.

Таблица 12.12. Основные данные по распределению затрат

Таблица 12.13. Анализ результатов работы продавцов

Прямые продажи

При описании прямых продаж не нужно объяснять, что такое оклад и комиссионные выплаты; они отражают зарплату продавца и 1 % от суммы проданного им товара. Командировочные расходы на каждого продавца вычисляются путем деления общей суммы командировочных на количество поездок, таким образом, стоимость одной командировки – $190. Продавцы могут указывать в отчетах вид командировки. Современные программы, например ACT, позволяют руководителям и сбытовому персоналу классифицировать свои встречи с клиентами по типам (например, встреча с новым клиентом, холодный визит, встреча с покупателем) и таким образом отслеживать время, которое они тратят. В примере мы не распределяем этот вид затрат, потому что у нас не было необходимой информации и, следовательно, отсутствовала причинно-следственная связь для распределения.

Реклама

Раздел А таблицы 12.12 демонстрирует суммы, потраченные на рекламу каждого продукта. Если мы разделим эти суммы на количество проданных единиц товара, мы получим следующие цифры из расчета на единицу:

А. $120 000 ч 6 450 = $18,60 /ед. товара;

Б. $80 000 ч 10 060 = $7,95 / ед. товара;

В. $54 000 ч 13 910 = $3,88 / ед. товара.

Рекламные затраты на каждого продавца вычисляются путем умножения суммы затрат за единицу товара на число продуктов, проданных каждым сотрудником отдела сбыта.

Количество проданных единиц товара очень часто используется для распределения рекламных затрат. Два других способа связаны с числом новых покупателей и количеством сделок. Решение распределять затраты по количеству проданных товаров считается довольно спорным, и хотя этот метод весьма популярен, против него существует несколько аргументов. Во-первых, можно сказать, что затраты на рекламу являются постоянными для определенного периода времени, а раз они постоянны, то продуктивным продавцам не стоит приписывать бульшие расходы, чем непродуктивным. Во-вторых, можно возразить, что подход по количеству товаров рассматривает рекламу как следствие продаж, а не как причину, и в этом случае вся схема нарушает принцип, разработанный ранее, – необходимость поиска факторов, которые влияют на функциональные затраты.

Хотя оба эти аргумента справедливы, в данном случае мы все же будем распределять рекламные затраты по трем причинам:

1) метод распределения по количеству товара наиболее популярен;

2) учебная литература не предлагает нам достойной альтернативы;

3) мы рассматриваем этот случай, чтобы проиллюстрировать, как проходит процесс анализа затрат, а не чтобы разработать единственно верную стратегию.

Однако в любом случае вы должны понимать, что решение о том, как распределять рекламные затраты или любые другие расходы, может повлиять на конечные выводы о прибыльности определенного объекта бизнеса.