Спецслужбы Российской империи - Александр Север

Вопросами организации секретного делопроизводства в Генеральном штабе занималось сразу несколько структур.

Вопросами ведения секретной переписки по всем вопросам занимался восьмой стол VII отделения (ведение военной статистики иностранных государств) Второго управления генерал-квартирмейстера:

ведение переписки по секретным вопросам;

ведение переписки по агентурной разведке;

обеспечение работы прикомандированных иностранных офицеров к русской армии.

Именно это отделение занималось и организацией разведки.

VIII отделение (архивно-историческое) Второго управления генерал-квартирмейстера. Распределение функций внутри отделения:

1-й стол – выдача документов;

2-й стол – выдача книг;

3-й стол – делопроизводство по допущению занятий в архивах и библиотеках.

Это отделение совмещало в себе функции обычной библиотеки и спецотдела, регламентирующего вопросы допуска работы с секретными документами[421].

Было еще одно подразделение в структуре Генерального штаба, связанное с организацией секретной переписки. «Канцелярия. Журнальная часть. Ведение переписки и журналов по входящим и исходящим секретным документам»[422].

Все вопросы, связанные с организацией хранения, пересылки и обработки мобилизационных планов, регламентировались специальной инструкцией. В каждом военном округе инструкция была разработана с учетом мест дислокации войсковых частей и штаба округа. Каждый экземпляр инструкции имел гриф «секретно» и номер экземпляра. Тираж инструкции печатался только в военной типографии.

Рассмотрим теперь сам текст инструкции. В разделе 1 «Пункты хранения» детально расписывалось, где и в каких условиях должны храниться мобилизационные планы. Указывались город или железнодорожная станция, место хранение и способ хранения.

Местом хранения мобилизационных планов обычно являлись:

«Мобилизационный отдел штаба округа;

помещение караульного начальника гарнизонной гауптвахты;

денежная кладовая гарнизонной гауптвахты;

карцер при гауптвахте».

Способов хранения секретных документов было два: в железном ящике или в железном ящике, который вкладывался в деревянный сундук.

Во втором разделе инструкции подробно расписана процедура передачи документов в войсковые части на хранение.

Так, в первом параграфе второго раздела говорилось, что «документы должны храниться в опечатанных железных ящиках. А в отдельных пунктах ящики должны были быть дополнительно вложенные в деревянные сундуки (по два в каждый сундук). Сами сундуки должны быть прикрепленны к полу».

Во втором параграфе данного раздела говорилось, что «передача железных ящиков с документами на хранение в указанные в разделе 1 Учреждения и установка их в деревянные ящики производится уполномоченными от Заведующего передвижением войск и Начальника железной дороги. Эти лица должны иметь удостоверения личности утвержденного образца. При этом эти лица не могут производить передачу ящиков независимо друг от друга, а лишь при условии явки обоих представителей вместе.

Коменданты городов и Штаба военного округа должны быть заблаговременно извещены Заведующим передвижением войск о времени доставки ящиков и о том, кто из офицеров округа откомандирован с этой целью».

В третьем параграфе говорилось о месте укладки документов в ящик.