Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

Первое, чему учит цифровая грамотность, – умение обращаться с входящими битами, а самый важный для большинства поток информации – это электронная почта.

Справиться с перегрузкой электронной почты поможет простое решение: не допускайте перегрузки. В конце концов, вполне логично: если перегрузка – проблема, то решение состоит в ее устранении. Цифровая грамотность диктует оставить биты в покое, остальные варианты лишь усугубят ситуацию. Подумайте, что будет, если почтовый ящик наполнится десятками, сотнями, тысячами писем. Такая перегрузка снизит эффективность пользователя по нескольким причинам.

• Перегруженному пользователю придется дольше отвечать на поступившее сообщение. Каждое входящее письмо вступает в конкуренцию с полчищами других, уже возмущенно требующих внимания. Чем больше писем, тем меньше шансов, что на каждое из них удастся ответить вовремя. Кроме того, больше вероятность, что пользователь пропустит что-то очень важное.

• Трудно расставить приоритеты. Даже если пользователю известно, какие сообщения наиболее важны, почтовый ящик не предназначен для отображения их в таком порядке.

• В заполненном почтовом ящике труднее найти конкретное письмо. Поиск и сортировка не всегда помогают, поскольку, например, в ящике может оказаться много писем от одного и того же отправителя с одинаковой темой.

• Сложно запомнить, что и где написано: перегруженный пользователь вынужден открывать и читать одни и те же письма несколько раз, а это процесс неэффективный и деморализующий.

• Перегрузка одного пользователя сказывается на производительности труда других: его коллеги вынуждены посылать дополнительные письма, чтобы напомнить ему, что еще нужно сделать. Так в разбухшем ящике пользователя появляются очередные письма, к тому же он ссорится со всем офисом.

• В Microsoft Outlook и других почтовых программах переполненные почтовые ящики порой ломаются, теряя все содержимое.

На этом проблемы не заканчиваются. Есть и психологическая цена, которую придется заплатить за переполненный почтовый ящик.

• Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоронив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоблачения» или наказания за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую проблему они решают еще менее эффективно.

• Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает пользователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается признанием собственных ошибок и извинениями за опоздание.

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.

Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его владелец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: бóльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.

Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.