Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

ЗАДАЧА

• Сделать набросок третьей главы.

• Отшлифовать журнальную колонку за октябрь.

• Повторить доклад к среде.

• Дать интервью для СМИ.

• Проверить платежные ведомости.

• Подписать контракт с компьютерной фирмой.

• Посетить курсы повышения квалификации, проводимые штатными сотрудниками.

• Встретиться с двумя клиентами.

• Ответить волонтерскому совету по деловому сотрудничеству.

• Заказать ресторан для празднования окончания школы Джесси.

На один день у меня было запланировано слишком много. Очевидно, некоторые дела придется вычеркнуть. Мне было трудно решить, что можно сделать, пока я не взяла список дел и не проанализировала его с точки зрения трех вопросов.

Если все сложить, получается около девяти часов. Хотя я обычно работаю девять часов в день, это расписание было очень насыщенным. Оно не оставляло свободных промежутков для неожиданных вопросов и дел, которые могут внезапно возникнуть и потребовать немедленного внимания. Итак, я воспользовалась четырьмя правилами, чтобы облегчить свой список и оставить место для сюрпризов. Просмотрите свой список дел на завтра или на следующую неделю, распределив его по следующим разделам: «Степень важности», «Время, необходимое для выполнения», «Рентабельность инвестиций» и «Предельные сроки окончания работы». Как это изменило ваш взгляд на план? Достаточно ли ваши планы реалистичны? Можете ли вы облегчить свой список дел, применив одно из четырех правил?

Даже мои самые удачные планы подводили меня то по одной причине, то по другой. Фактически чаще всего требовалась чистая импровизация, когда приходилось воздевать руки к небу и хвататься за срочное дело или что-то менять, чтобы освободить место для нового, более важного дела. Возможно, проект занял больше времени, чем вы ожидали, руководитель, коллега или клиент оказались в кризисной ситуации, немедленно надо было воспользоваться возникшей возможностью или у вашего ребенка проблемы в школе. Сбой может возникнуть по самым разным причинам.

Когда мир решает перевернуться под вами, не спросив разрешения, возьмите паузу, сделайте шаг назад, повторно переоцените, перегруппируйте дела, чтобы разобраться, какое из них самое главное. Рассортируйте их по четырем правилам, отложив некоторые в долгий ящик, чтобы достать их, когда это будет необходимо.

ЧТО ЖЕ ПРОИЗОШЛО У МЕНЯ В ТОТ ПОНЕДЕЛЬНИК?

Я решила поработать над главой только один час, с 10 до 11 часов утра, а потом заняться другими делами, но… в половине второго все еще занималась 3-й главой — я попала в «зону» истинного вдохновения, когда время за работой пролетает совершенно незаметно. Было бы безумием не воспользоваться этим. Тем не менее, я оторвалась от работы, надо было принять решение — должна ли я воспользоваться моментом и продолжать работу или закончить писать и вернуться к планам на день.

Самое главное было сделано, я оторвалась на мгновение от работы, чтобы еще раз просмотреть свой список дел.

Мое внимание привлекли три пункта:

• Отшлифовать статью для журнала (первостепенная важность).

• Проработать доклад к среде (первостепенная важность).

• Просмотреть платежные ведомости (первостепенная важность).

Я чувствовала себя обязанной заняться каждым из этих первостепенных дел. Наверное, можно было обратиться к редактору журнала и уговорить его, чтобы он дал мне больше времени, хотя я знала, что несвоевременная сдача статьи повлечет за собой сбой в работе производственного отдела.

Теоретически, если уж доклад мне нужен был к среде, я могла бы отложить его прочтение до вторника и сделать это в самолете по пути в Мэн. Но, откровенно говоря, я чувствовала бы себя гораздо спокойнее и увереннее, если просмотрела бы свои материалы не накануне, а за пару дней до мероприятия, когда у меня еще было время внести поправки. Это было чрезвычайно важно, кроме того, на кону стояла моя репутация. Мне хотелось, чтобы клиент, который мне платит, был уверен, что он имеет дело с высококлассным специалистом. Да и хорошо выполненное дело часто ведет к дополнительным преимуществам, предусматривающим высокую рентабельность инвестиций.

Вызвав в памяти рекомендации к навыку 1, я решила, что разумнее будет отложить главу и взяться за остальные важные дела. Я почти закончила набросок главы на бумаге и теперь беспокоилась из-за того, что надо было перенести записи в компьютер. У меня ушло около двадцати минут на завершение этого дела и на подготовку к успешному продолжению работы завтра. Поскольку я потратила около двух лишних часов на главу, мне пришлось использовать 4 правила, чтобы изменить список, включив туда несколько новых задач, звонков и сообщений по электронной почте, появившихся по ходу дня и требовавших моего внимания.