Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

Составление карты процесса – еще один эффективный инструмент отображения потока создания ценности или процесса. Команда, работающая над проектом, должна отнестись к составлению карты процесса как к расследованию и досконально разобраться, что происходит и чего не происходит при осуществлении процесса. Составление карты процесса может оказаться полезным, если вариабельность процессов мешает выявить поток создания ценности. Карты текущего и будущего состояния процесса составляются в том же порядке, что и карты потока создания ценности.

Ниже даны примеры карт процесса.

Ниже дана сравнительная характеристика составления карт процесса и карт потока создания ценности.

Цель составления карты потока создания ценности или процесса – четко локализовать потери и получить представление о текущих условиях работы. Это базис, на основе которого создается карта будущего состояния. Часто некоторые важные вопросы возникают лишь после составления карты текущего состояния потока создания ценности. Кроме того, иногда приходится отложить составление карты текущего состояния из-за выявления проблемы. В таком случае, работая над проблемой, используйте описанную ниже методику решения проблем. Кроме того, вам может пригодиться метод шесть сигм – современный подход к решению проблем. См. приложение В.

4. Простая методика решения проблем

Решение проблем – это процесс или система, постоянное используемые для устранения нежелательной вариации процесса или неблагоприятных условий. По определению «проблема» существует, когда результаты процесса становятся неприемлемыми.

Существует несколько эффективных методик систематического решения проблем. Большинство из них похожи и включают следующие этапы:

1. Сформулировать проблему.

2. Временно изолировать проблему.

3. Проанализировать проблему и выработать возможные решения.

4. Определить коренную причину и выбрать решение.

5. Внедрить решение.

6. Проверить эффективность решения.

Описанный метод обладает рядом преимуществ:

• Он прост.

• Его может применять как отдельный сотрудник, так и команда.

• Он может использоваться на любом уровне организационной иерархии.

• Он помогает [участникам процесса] найти общий язык и выработать единый подход.

1. Сформулировать проблему

Это самый важный этап, на котором недопустима спешка. Чем точнее вы определите проблему, тем выше вероятность того, что решение будет эффективным. На этом этапе нужно действовать следующим образом:

а. Сформулируйте проблему письменно. Правильная формулировка предполагает, что, характеризуя ситуацию, вы, с одной стороны, описываете собственные впечатления, а с другой – используете измеримые критерии.

б. Формулировка должна:

• Быть конкретной – Что есть, а чего нет? Каковы масштабы проблемы? Становится ли она более острой, менее острой или остается неизменной?

• Содержать временные характеристики – Когда проблема возникла впервые? Как она была обнаружена? Происходили ли одновременно другие события?

• Быть актуальной – Какова текущая тенденция? Становится ли проблема более острой, менее острой или остается неизменной?