Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все - Дэйв Креншоу

Упражнение на переключение между задачами

Предполагаемый результат. Упражнение поможет вам быстро понять негативное влияние переключения между задачами на эффективность выполняемой вами работы.

Шаги

Шаг первый

1. Возьмите в руку карандаш или ручку и откройте рабочую таблицу: Таблица* представленную ниже.

2. Возьмите в другую руку таймер. Для наилучшего результата попросите засечь время другого человека.

3. Напишите в первой строке таблицы фразу «Многозадачность хуже лжи». Вслед за каждой буквой, написанной в строчке «М», сразу же переключайтесь на вторую строчку «1» и вписывайте в нее соответствующий этой букве порядковый номер. Если вы сделаете все правильно, то получите в первой строчке фразу «Многозадачность хуже лжи», а во второй – числа от 1 до 24. (См. пример в начале книги, в главе «Упражнение»).

4. Приготовились, внимание, начали!

5. Написав последнее число (24), отметьте в конце второй строчки общее время, которое заняло у вас выполнение этого задания.

Шаг второй

1. Вновь приготовьте таймер. Для наилучшего результата попросите другого человека засечь время.

2. Снова напишите фразу «Многозадачность хуже лжи» в третьей строке таблицы, но только сразу от начала до конца. После этого переключитесь на четвертую строку и по порядку впишите в нее числа от 1 до 24. Если вы сделаете все правильно, то получите в третьей строке таблицы фразу «Многозадачность хуже лжи», а в четвертой – числа от 1 до 24. (См. пример в главе «Упражнение»).

3. Приготовились, внимание, начали!

4. Теперь сравните время заполнения второй и четвертой строк. Как правило, у человека уходит примерно в два раза больше времени на выполнение этого упражнения, когда он переключается между задачами (шаг первый), чем когда он концентрируется на одной задаче за один раз (шаг второй).

Таблица*

Рабочая таблица контактов

Предполагаемый результат. Практикуя регулярные встречи с людьми, c которыми часто контактируете, вы значительно снижаете количество пассивных прерываний.

Эта рабочая таблица поможет вам выяснить, кто из вашего круга общения больше всего выиграет от регулярных встреч.

Шаги

1. В колонку «Служебные отношения» рабочей таблицы профессиональных контактов Таблица**, которую вы найдете ниже, впишите имя каждого сотрудника, с которым вы общаетесь регулярно. «Регулярно» означает, что вы общаетесь с ним по производственным вопросам по меньшей мере раз в месяц.

2. В колонку «Комментарии» впишите для этого сотрудника любые комментарии, которые, как вы считаете, могли бы быть полезными для сохранения этих контактов в памяти – к примеру, персональные характеристики, увлечения, обычно обсуждаемые вопросы или занимаемую должность.

3. В первую колонку потребностей под заголовком «Менеджер» впишите для этого сотрудника 3 балла, если ваша работа требует, чтобы он или она были напрямую вам подотчетны. Если же нет, впишите 0.

4. В следующей колонке «Вопросы» оцените этого сотрудника по тому, как часто он или она задает вам вопросы. Впишите 1, 2 или 3, используя следующую шкалу:

0 = никогда;

1 = редко;

2 = иногда;

3 = часто.

5. Заполните оставшиеся колонки, используя ту же шкалу, которую вы использовали для колонки «Менеджер».

– Планирование. Как часто вам приходится сверять расписания?

– Делегирование. Как часто вы делегируете данному сотруднику свои полномочия?

– Координация. Как часто вам двоим приходится координировать усилия по достижению успешных результатов?

– Помощь. Как часто этот сотрудник лично помогает вам в вашей работе?

– Контроль. Как часто вам приходится контролировать этого сотрудника, чтобы убедиться в его или ее успехе?

6. В колонке «Сумма баллов» сложите баллы для этого сотрудника из всех колонок «Потребности» и впишите в нее полученный результат.

7. После того как вы закончите предыдущие шаги для каждого сотрудника из колонки отношений, воспользуйтесь колонкой «Ранг», чтобы присвоить им ранг в соответствии с их суммой баллов. К примеру, если вы перечислите в колонке «Производственные отношения» пятерых служащих и высший балл наберет Джон, присвойте ему номер 1. Если же Вера наберет низший балл, присвойте ей номер 5, а затем проделайте то же самое для всех рангов между ними.

8. Перейдите к рабочей таблице личных контактов.

9. В колонку «Личные отношения» впишите имя каждого человека за пределами вашей профессиональной жизни, с которым вы контактируете регулярно – например, имя вашего мужа или жены, детей, близких друзей, знакомых по церкви или общественной работе.

10. Добавьте в колонку «Комментарии» те или иные полезные записи об этом человеке.

11. В первую колонку потребностей под заголовком «Советник» впишите для этого человека 3 балла, если у вас налажены с ним постоянные отношения, в которых вы являетесь наставником, спутником жизни, лидером или родителем. Если же нет, впишите 0.

12. Повторите шаги с 4 по 7, как описано выше для рабочей таблицы профессиональных контактов.